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Automatização de Processos além das Ferramentas

Iago Portes

Automatizar um processo vai além de simplesmente criar um fluxo e utilizar uma API. É fundamental ser organizado e planejar cuidadosamente. Sem esse planejamento, os prejuízos podem superar os benefícios da automação. Ao implementar uma solução para "otimizar" o trabalho, é crucial assegurar que a escolha se baseie em sua eficácia comprovada, e não apenas por ser uma tendência do momento.


 

A automatização de processos é uma necessidade cada vez mais evidente em um mundo onde a digitalização é predominante, especialmente em ambientes de escritório. Com essa mudança para o digital, surgiram inúmeras soluções, linguagens de programação e softwares projetados para atender às diversas necessidades de automação.


No entanto, diante dessa vasta gama de ferramentas disponíveis, torna-se crucial ter clareza sobre quais processos você deseja automatizar. Isso começa com o mapeamento e entendimento detalhado do fluxo de trabalho existente. Somente ao compreender completamente o seu processo é que você será capaz de identificar quais ferramentas são mais adequadas às demandas específicas do seu negócio.


Essa fase inicial de análise é essencial para evitar investimentos em soluções inadequadas ou que não atendam às necessidades reais da organização. Ao entender os pontos críticos do seu processo e os objetivos da automação, você estará em uma posição melhor para selecionar a ferramenta certa e implementar uma solução eficaz que traga benefícios tangíveis, como aumento da eficiência, redução de erros e otimização de recursos. Em resumo, o sucesso da automação de processos começa com um sólido entendimento dos próprios processos.


Como alguns exemplos para clarear as suas opções, podemos citar:

  • Ferramentas BPMS (Business Process Management Sofwtare) são excelentes para você desenvolver um sistema interno de acordo com as suas operações

  • Com o RPA e macros você consegue agilizar pequenas tarefas repetitivas

  • API's permitem você realizar integrações entre sistemas

  • E ainda têm as automações de fluxo de trabalho low-code, como o Microsoft Power Automate, o Zapier, o Make e o Pluga. Essas são ótimas opções para quem quer praticidade e facilidade.


Mais do que saber as ferramentas, você precisa entender como você as utiliza. Não adianta você querer automatizar um processo só por automatizar. Pelo contrário, usar ferramentas sem ter propósito estruturado, apenas lhe trará dor de cabeça e custos.


A real compreensão da automatização de processos passa por:


1. Ter uma visão sistêmica da empresa, entendendo como as atividades e setores se relacionam.


2. Ter um raciocínio analítico, para entender como os processos funcionam, propor melhorias e realizar as automações relevantes.


3. Planejar e ser organizado, de forma a justificar a automação, colocando no papel os processos, estruturando as suas ideias, comunicando os seus benefícios e ainda promovendo a mudança dentro da organização.


 

Por fim, lembre-se que a automatização é uma das últimas etapas para a excelência operacional. Antes disso, você deve desenvolver e maturar os seus processos, com documentação, treinamento, uso de indicadores, definição clara de responsabilidades e, claro, um mapeamento bem executado. Isso é que cria uma cultura de excelência dentro de uma organização. Isso evitará que a sua empresa esteja sempre fadada a erros, à falta de conhecimento interno, a projetos falhos, a mudanças repentinas, à falha de comunicação, entre outros inúmeros problemas de um processo mal estruturado.


Uma automatização mal-estruturada apenas lhe trará mais custos, sem necessariamente melhorar a qualidade da sua operação.


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